Non si può “vincere” una Negoziazione senza le regole del gioco

Immagina di dovere giocare una partita di tennis. Hai la tua racchetta pronta e non vedi l’ora di iniziare la partita. Quando arrivi al campo sei molto sorpreso nel trovare che il tuo avversario ha messo due sedie e un tavolo sul campo. Sul tavolo c’è una scacchiera, con tanto di fanti, torri e pedoni. Ti guarda impaziente e ti chiede, “Sei pronto a giocare?”

Questo scenario si svolge ogni giorno in milioni di casi in tutto il mondo. Non con racchette e scacchiere, ma nell’ambito delle negoziazioni. Una delle parti si siede al tavolo con determinate convinzioni sulle regole del gioco, mentre l’avversario arriva con idee del tutto diverse. Molti dei miei clienti nel corso degli anni sono rimasti molto sorpresi quando aprivo il colloquio con la domanda: Vogliamo discutere su come si svolgerà la nostra negoziazione? E’ necessario definire le regole del gioco prima di iniziare.

Attraverso le Regole del Gioco si stabilisce in che modo le parti in gioco andranno a negoziare. Ci si impegna ad articolarle chiaramente e ad accettarle prima di iniziare la discussione sulla questione in sé. Chi sono i team? Quali sono le regole del gioco e le condizioni per la conclusione della discussione? Questo processo può richiedere del tempo, e in effetti può a volte essere più lungo della negoziazione in sé. Ma stabilire delle regole di base prima di avviare le trattative potrà far risparmiare molto tempo a lungo andare, oltre a prevenire malintesi e a migliorare la cooperazione.

Tre scioccanti verità sulle bugie al lavoro

Una volta, agli inizi della mia carriera, ricordo di aver ricevuto una telefonata da parte di uno dei miei clienti più imp0rtanti. Voleva controllare una serie di dettagli riguardo le previsioni per l’anno seguente. Il cliente era il capo della produzione, per cui mi aspettavo che la conversazione vertesse su dettagli tecnici. Questo avveniva di solito ogni anno più o meno allo stesso momento, ma questa discussione era diversa. Il cliente voleva discutere di termini, consegne e finanziamenti. Aveva anche altri membri dell’esecutivo in chiamata con lui. Io non ero preparato e ho finito per accettare un accordo poco conveniente.

Ero molto arrabbiato. Ero stato messo in trappola! Non avevo modo di sapere che il manager della produzione volesse discutere con me di termini, consegne e finanziamenti. Normalmente non lo faceva fino alla fine dell’anno.

Ciò che avrei capito più tardi è che avrei dovuto iniziare la discussione chiedendo, “di che cosa stiamo per parlare, e chi sarà presente al colloquio?” Se avessi fatto così, sarei stato preparato. Se non ero pronto a negoziare avrei potuto prendere tempo. Il tempo è negoziabile: avremmo potuto programmare una telefonata per il giorno successivo per darmi il tempo di esaminare i fatti.

Questa è stata una lezione inestimabile per me, una lezione che ho condiviso innumerevoli volte durante i miei seminari e che discuterò al Global Summit on Negotiation & Trust di quest’anno. Andre Bisasor, che presiederà alla conferenza, esprime il suo accordo sull’importanza di questa lezione: “Stabilire delle regole di base per la negoziazione è una fase di importanza critica per porre le premesse per una negoziazione di successo. Dato che gli standard sulla negoziazione possono variare da persona a persona o da organizzazione a organizzazione, è di importanza capitale che le parti in causa stabiliscano un quadro comune, specialmente quando possono entrare in gioco differenze culturali”.

In alcune negoziazioni, stabilire delle regole in comune può essere tanto facile quanto fare la domanda dell’esempio precedente. Per situazioni più complesse, si dovrà andare oltre, includendo un accordo su di un programma, la selezione di una strategia di negoziazione e un accordo sul Codice di Condotta. Tra le domande da prendere in considerazione, ricordiamo:

  • Chi inizierà a scambiare informazioni?
  • In che modo stabiliamo la fiducia e la cooperazione?
  • In che modo vengono presentate tutte le variabili? Chi le elenca?
  • Chi si occupa della lavagna e di altri supporti visivi?
  • Le interruzioni vanno accordate?  E quando?
  • Tutti i delegati hanno il diritto di concludere? E se sì, qual è il loro mandato?

Secondo alcuni studi della Business School di Copenhagen i negoziatori rinunciano fino al 42% del valore di una transazione a causa di una mancata trattativa sulle variabili nascoste. A causa di mancanza di fiducia, di informazioni o di cooperazione, le discussioni vengono spesso limitate esclusivamente alla questione dei prezzi e delle quantità, e entrambe le parti perdono la possibilità di generare valore.  Definendo le Regole del Gioco, si creano le premesse per la discussione e si ottimizzano le possibilità di un risultato vincente.

Tratto da www.forbes.com

Liberamente tradotto su testo originale di Keld Jensen